Quartal 2 – Ausbessern & Verschönern
Leider sind wir im 1. Quartal nicht mit allem fertig geworden, was wir uns vorgenommen haben. Aber: Das Wichtigste ist fertig und unsere Effizienz ist ja quasi durchs Dach geschossen. In der Remissionssaison haben wir beinahe € 5.000,- gutgeschrieben bekommen. Die Verkäufe sind zwar leicht rückläufig, aber das ist größtenteils auf externe Effekte zurückzuführen. Das, was wir noch ändern können, gehen wir langsam an. 🙂
Für das 2. Quartal werden wir Café, Ambiente und Reklamationsablauf unter die Lupe nehmen & verbessern.
📚 Leseecke
Im Kinderbuch-Bereich haben wir schon eine gemütliche Leseecke geschaffen. Für Erwachsene sollte es auch eine geben. Und die wird wohl vor AUSLROT1 hinkommen.
Angedacht ist derzeit ein gemütlicher Sessel (oder vielleicht etwas mehr naturmaterialmäßiges) mit einem kleinen, passenden Tischchen. Dort soll man sich mit Kaffee hinsetzen können um zu lesen.
Ob das „winterfest“ ist, oder Teil des Equipments, das (wie das Abholfach-Zeug) im November ausgetauscht wird, müssen wir uns dann noch überlegen.
👨🏻⚖️ Politik-Ecke
Der Politik- und Wirtschaftsbereich (also die beiden Kästen, die ihn derzeit ausmachen) müssen weg. Sie werden in den Zwischenraum übersiedeln. Allerdings ist das wie derzeit noch nicht geklärt.
🔪 Krimigration
Der Krimi-Bereich sollte langsam in den Hauptraum
📦 Übernahme
Fortschritt: Offen
Bisher haben wir leider drei wichtige Themen bei der Warenübernahme weitestgehend ignoriert:
- Die gelben Seiten
Änderung bei Buchpreisen. Die Etiketten müssen (taggenau) auf den Büchern getauscht werden. - Warengruppen
Das Warengruppen-System produziert leider ständig Fehler. Diese müssen immer gleich nach Übernahme weggearbeitet werden (ähnlich wie das Fehlerprotokoll). - Management der Reklamationen
Wir haben, im letzten Jahr, schon wichtige Verbesserungen erzielt. Jetzt müssen wir das lückenlos machen.
Die ersten beiden Punkte sind quasi „Kleinigkeiten“, die jeden Tag beim Übernehmen der Waren mitgemacht werden können.
Besonders der dritte Punkt ist wichtig.
Quartal 1 – Selbstverbesserung 😉
Im ersten Quartal nehmen wir uns die wichtigsten verwaltungstechnischen Problemchen und das Café vor. Am wichtigsten sind dabei die Schulen und die Remissionen – das Café und die Verbesserungen bei der Warenübernahme sind eher die Nebenziele. Schon allein wegen des Umfangs…
Last Update: 16/03/23
🏫 Die Schulen
Fortschritt: 100%
Schulen sind das Rückgrat unserer Buchhandlung. Einen großen Verlust würden wir hier nicht überstehen. Unsere Servicequalität war, im letzten Jahr, allerdings verbesserungswürdig.
Gescheitert sind wir in erster Linie an Kompetenzlöchern und Prozessüberwachung.
Unser Schulservice besteht aus vier verschiedenen Zweigen.
- Schulbücher
Reguläres Unterrichtsmaterial - UEW
Unterrichtsmittel eigener Wahl, deren Budgets vom Finanzministerium verwaltet werden - Bibliotheken
Von den Schulen verwaltete Budgets für Bibliotheken - Klassenlektüren & Co.
Von Lehrern selbst in Auftrag gegebenes Zeug
Ziele
- Alles lernen, was notwendig ist um diese Zweige sauber zu trennen.
- Die Bestellungen vollständig abzuarbeiten und jeden Fortschritt zu überwachen
- Versand bzw. Auslieferung zeitnah und an die richtigen Stellen zu gewährleisten
- Die Bezahlung sicherzustellen.
Klingt nach viel – ist es aber nicht. Wir werden die Verwaltung via Notion zentralisieren, sodass alle Beteiligten immer genau wissen, wo’s lang geht.
Aufgaben
✅ Schulung: Unterschiede zwischen Bestellarten (Schulbücher, UEW, Lehrerbestellungen, Bibliotheksbestellungen)
✅ Schulung: Wie bestellen Lehrer Schullektüre (Klassenlektüren über Schulbibliothek, Einzelbestellungen über privaten Lehrer-Account)
✅ Übersicht schaffen: Liste mit Lieferkonditionen, Ansprechpartnern. (Leider sind noch keine Lieferkonditionen eingetragen, wird nachgeholt!)
✅ Ordnung schaffen: Trackingsystem für UEW-Bestellungen in Notion implementieren.
(Wurde in Todoist verlegt!) 🆕
👋🏻 Remission
Fortschritt: 60%
Im letzten Jahr hatten wir ein herrliches System zur Abfertigung von Remissionen – das dann kolossal gescheitert ist. In diesem Jahr werden wir den Prozess umstellen. 😬
Ziele
- Regelmäßiges Starten und Abschließen des Remissionsprozesses (Todoist)
- Automatisches zurückschicken von Büchern, die aufgrund von Abschlüssen o.ä. genehmigungsfrei remittiert werden können
- Verwalten der Remissionen in Notion
Letzterer Punkt soll Listenerstellung, Genehmigung, Zusammensuchen und Verschicken der Remissionen übersichtlich machen.
Aufgaben
🔘 Erwerben einer vollständigen Liste an Verlagen, mit denen wir einen Abschluss vereinbart haben.
🔘 Erstellen einer vollständigen Liste mit Verlagen oder Vertretern, deren Bücher wir regelmäßig auf remittierbares abklopfen wollen
✅ Automatisieren von KNV-Rücksendungen (Remissionsregal – was darin steht, wird zurückgeschickt)
✅ Festlegen von Kriterien, nach denen eine Remissionsliste erstellt wird (Es wird jeweils eine halbes Jahr remittiert, als rückwertige Grenze gilt 17 Monate)
✅ Komplette Planung des Ablaufs (inklusive Zuständigkeiten) einer Remission verschriftlichen.
(Remissionen werden nach der alten Anleitung erstellt. Der Kalender richtet sich dzt. nach Vertreter-Besuchen und den spontanen Remissionen im Regal. Viola kümmert sich darum und meldet, wenn Hilfe benötigt wird.) 🆕
☕ Das Café
Fortschritt: 60%
In diesem Jahr werden wir das Café wieder zu einem größeren Bestandteil unserer Identität machen. Das heißt aber nicht, dass wir wieder volles Frühstück machen.
Wir werden in Zukunft Cookies und Kuchen, vielleicht auch Gebäck mit Butter und Marmelade anbieten.
Geplant ist derzeit, dass wir im Jänner die Bedingungen dafür schaffen und spätestens ab Mitte Februar wieder anbieten.
Als Präsentationsfläche ist der Platz unter der Kreidetafel geplant.
Die Zubereitung des Kaffees (etc) verlegen wir an die im letzten Jahr angetestete Fläche im Abholfach.
Aufgaben
🔘 Schulung: Verfestigung der Vorschriften in der Küche
🔘 Schulung: Notwendige Reinigungen
🔘 Schulung: Allergenverordnung & Co.
🔘 Umgestaltung des Platzes unter der Kreidetafel sowie des Anrichteplatzes im Abholfach
✅ Temperatur überwachen (Formblatt auf dem Kühlschrank in der Küche)
✅ WC-Hygiene überwachen (Formblatt im Bereich der WCs, neben der Zwischentür)
✅ Überprüfung, ob alle organisatorischen und administrativen Voraussetzungen gegeben sind (zB. unterzeichnete „Belehrungen“)
✅ Gemeinsam festlegen, was wir anbieten wollen (Kuchen, Cookies, Kakao, Losen Tee, Kaffee, Saft, Mineralwasser)
✅ Gestalten der Speisekarte
(Wird jeweils Sonderaufsteller geben!) 🆕
✅ Festlegen aller Abläufe im Bezug auf Einkauf, Kuchen & Co.
