Intern

Jahresplanung 2023

Quartal 1 – Selbstverbesserung 😉

Im ersten Quartal nehmen wir uns die wichtigsten verwaltungstechnischen Problemchen und das Café vor. Am wichtigsten sind dabei die Schulen und die Remissionen – das Café und die Verbesserungen bei der Warenübernahme sind eher die Nebenziele. Schon allein wegen des Umfangs…

🏫 Die Schulen

Fortschritt: 40%

Schulen sind das Rückgrat unserer Buchhandlung. Einen großen Verlust würden wir hier nicht überstehen. Unsere Servicequalität war, im letzten Jahr, allerdings verbesserungswürdig.

Gescheitert sind wir in erster Linie an Kompetenzlöchern und Prozessüberwachung.

Unser Schulservice besteht aus vier verschiedenen Zweigen.

  1. Schulbücher
    Reguläres Unterrichtsmaterial
  2. UEW
    Unterrichtsmittel eigener Wahl, deren Budgets vom Finanzministerium verwaltet werden
  3. Bibliotheken
    Von den Schulen verwaltete Budgets für Bibliotheken
  4. Klassenlektüren & Co.
    Von Lehrern selbst in Auftrag gegebenes Zeug

Ziele

  • Alles lernen, was notwendig ist um diese Zweige sauber zu trennen.
  • Die Bestellungen vollständig abzuarbeiten und jeden Fortschritt zu überwachen
  • Versand bzw. Auslieferung zeitnah und an die richtigen Stellen zu gewährleisten
  • Die Bezahlung sicherzustellen.

Klingt nach viel – ist es aber nicht. Wir werden die Verwaltung via Notion zentralisieren, sodass alle Beteiligten immer genau wissen, wo’s lang geht.

Aufgaben

✅ Schulung: Unterschiede zwischen Bestellarten (Schulbücher, UEW, Lehrerbestellungen, Bibliotheksbestellungen)

✅ Schulung: Wie bestellen Lehrer Schullektüre (Klassenlektüren über Schulbibliothek, Einzelbestellungen über privaten Lehrer-Account)

🔘 Übersicht schaffen: Liste mit Lieferkonditionen, Ansprechpartnern, Adressen – daran arbeitet: 🟠 AL

🔘 Ordnung schaffen: Trackingsystem für UEW-Bestellungen in Notion implementieren – es wird noch auf die Liste von 🟠 AL gewartet.

🔘 Ordnung schaffen: Trackingsystem für Schulbuchbestellungen in Notion implementieren – es wird noch auf die Liste von 🟠 AL gewartet.

👋🏻 Remission

Fortschritt: 40%

Im letzten Jahr hatten wir ein herrliches System zur Abfertigung von Remissionen – das dann kolossal gescheitert ist. In diesem Jahr werden wir den Prozess umstellen. 😬

Ziele

  • Regelmäßiges Starten und Abschließen des Remissionsprozesses (Todoist)
  • Automatisches zurückschicken von Büchern, die aufgrund von Abschlüssen o.ä. genehmigungsfrei remittiert werden können
  • Verwalten der Remissionen in Notion

Letzterer Punkt soll Listenerstellung, Genehmigung, Zusammensuchen und Verschicken der Remissionen übersichtlich machen.

Aufgaben

✅ Automatisieren von KNV-Rücksendungen (Remissionsregal – was darin steht, wird zurückgeschickt)

✅ Festlegen von Kriterien, nach denen eine Remissionsliste erstellt wird (Es wird jeweils eine halbes Jahr remittiert, als rückwertige Grenze gilt 17 Monate)

🔘 Komplette Planung des Ablaufs (inklusive Zuständigkeiten) einer Remission verschriftlichen.

🔘 Erwerben einer vollständigen Liste an Verlagen, mit denen wir einen Abschluss vereinbart haben.

🔘 Erstellen einer vollständigen Liste mit Verlagen oder Vertretern, deren Bücher wir regelmäßig auf remittierbares abklopfen wollen

📦 Übernahme

Fortschritt: Offen

Bisher haben wir leider drei wichtige Themen bei der Warenübernahme weitestgehend ignoriert:

  1. Die gelben Seiten
    Änderung bei Buchpreisen. Die Etiketten müssen (taggenau) auf den Büchern getauscht werden.
  2. Warengruppen
    Das Warengruppen-System produziert leider ständig Fehler. Diese müssen immer gleich nach Übernahme weggearbeitet werden (ähnlich wie das Fehlerprotokoll).
  3. Management der Reklamationen
    Wir haben, im letzten Jahr, schon wichtige Verbesserungen erzielt. Jetzt müssen wir das lückenlos machen.

Die ersten beiden Punkte sind quasi „Kleinigkeiten“, die jeden Tag beim Übernehmen der Waren mitgemacht werden können.

Besonders der dritte Punkt ist wichtig. Das Reklamationsmanagement hat im letzten Jahr durch die Todoist-Liste starke Verbesserungen erfahren – aber wir werden es wohl nach nach Notion umsiedeln, da wir dort offene Fälle besser dokumentieren können.

Das Café

Fortschritt: 20%

In diesem Jahr werden wir das Café wieder zu einem größeren Bestandteil unserer Identität machen. Das heißt aber nicht, dass wir wieder volles Frühstück machen.

Wir werden in Zukunft Cookies und Kuchen, vielleicht auch Gebäck mit Butter und Marmelade anbieten.

Geplant ist derzeit, dass wir im Jänner die Bedingungen dafür schaffen und spätestens ab Mitte Februar wieder anbieten.

Als Präsentationsfläche ist der Platz unter der Kreidetafel geplant.

Die Zubereitung des Kaffees (etc) verlegen wir an die im letzten Jahr angetestete Fläche im Abholfach.

Aufgaben

✅ Temperatur überwachen (Formblatt auf dem Kühlschrank in der Küche)

✅ WC-Hygiene überwachen (Formblatt im Bereich der WCs, neben der Zwischentür)

🔘 Schulung: Verfestigung der Vorschriften in der Küche

🔘 Schulung: Notwendige Reinigungen

🔘 Schulung: Allergenverordnung & Co.

🔘 Überprüfung, ob alle organisatorischen und administrativen Voraussetzungen gegeben sind (zB. unterzeichnete „Belehrungen“)

🔘 Gemeinsam festlegen, was wir anbieten wollen

🔘 Gestalten der Speisekarte

🔘 Umgestaltung des Platzes unter der Kreidetafel sowie des Anrichteplatzes im Abholfach

🔘 Festlegen aller Abläufe im Bezug auf Einkauf, Kuchen & Co.

📅 April – Juni 2023

Im zweiten Quartal wenden wir unsere Aufmerksamkeit mehr der Gestaltung zu.

📚 Leseecke

Im Kinderbuch-Bereich haben wir schon eine gemütliche Leseecke geschaffen. Für Erwachsene sollte es auch eine geben. Und die wird wohl vor AUSLROT1 hinkommen.

Angedacht ist derzeit ein gemütlicher Sessel (oder vielleicht etwas mehr naturmaterialmäßiges) mit einem kleinen, passenden Tischchen. Dort soll man sich mit Kaffee hinsetzen können um zu lesen.

Ob das „winterfest“ ist, oder Teil des Equipments, das (wie das Abholfach-Zeug) im November ausgetauscht wird, müssen wir uns dann noch überlegen.

👨🏻‍⚖️ Politik-Ecke

Der Politik- und Wirtschaftsbereich (also die beiden Kästen, die ihn derzeit ausmachen) müssen weg. Sie werden in den Zwischenraum übersiedeln. Allerdings ist das wie derzeit noch nicht geklärt.

🔪 Krimigration

Der Krimi-Bereich sollte langsam in den Hauptraum

📅 Juli – September 2023

📅 Oktober – Dezember 2023

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Bild der Buchhandlung
🏬 Rotensterngasse 2
/ Ecke Taborstraße 28
A 1020 Wien
🕖 Montag geschlossen
Dienstag – Freitag 13.00 – 18.00 Uhr
Samstag: 09.00 – 13:00h
☎ +43 (1) 276 47 36
📬 office@literaturbuffet.com
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Die Vorschau auf unser Veranstaltungsprogramm für das Frühjahr 2023 ist da! 🙂
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Das Cover von 'Oben Erde, unten Himmel'
Das Cover des neuen Buchs von Juli Zeh und Simon Urban: Zwischen Welten.      
Oben Erde, unten Himmel
Und dazwischen? Regen. Zumindest, während wir dieses Foto geschossen haben!
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